La caution : quels sont les différents types et avantages ?

Il y a 2 types de réservations pour lesquelles vous devriez utiliser la caution.

La réservation avec consommation sur place

Lorsqu’un client vous fait une demande de réservation pour un groupe avec consommation sur place, vous allez généralement bloquer une salle ou une partie de votre établissement spécifiquement pour ce client.

Evidemment, si ce client annule en dernière minute ou n’honore pas sa réservation, vous allez perdre du chiffre d’affaire puisque vous allez refuser d’autres réservations pour garder la place pour ce groupe.

[Astuce : Je vous invite à mettre les réservations que vous ne pouvez prendre en waiting list. Si une annulation arrive, vous pouvez toujours relancer ces clients et voir s’ils sont toujours intéressés.]

Pour éviter tout risque inutile, je vous recommande vivement de ne pas jouer avec le feu et de demander une caution à vos clients pour sécuriser leurs réservations.

Voici les différents choix qui s’offrent à vous :

  • une caution par personne (par exemple : 10€ par personne),
  • une caution pour la réservation (par exemple : 150€ pour la réservation que ce soit pour 10 ou 30 personnes, pour l’espace X ou Y)
  • une caution en fonction de l’espace réservé (par exemple : 200€ pour privatiser la salle X ou 400€ pour privatiser la salle Y).

A vous de voir ce qui semble le plus adapté au fonctionnement de votre établissement.

La réservation en location sèche

Beaucoup d’établissement propose la location sèche (“sèche” signifiant sans autres prestations que la location d’un espace) soit parce que cela fait partie de leurs services soit pour maximiser leur revenu.

Exemple : un salon de thé, fermé le soir et le lundi, peut louer son établissement à un particulier pour un anniversaire un soir ou à une entreprise pour une réunion le lundi matin.

Seulement, vous allez laisser tout ou une partie de votre matériel et affaires diverses. Il faut donc que vous ayez la garantie que votre lieu vous sera rendu en l’état.

Pour cela inspirons-nous des locations de voiture. Lorsque vous louez une voiture, vous payez les frais de location, vous déposer une caution et vous faites un état des lieux.

3 étapes simples à appliquer chez vous et qui permettent d’avoir l’esprit léger :

  • Frais de privatisation
  • Dépôt d’une caution en cas de casse ou détérioration
  • Etat des lieux d’entrée et de sortie

En plus de combattre les no-show, les annulations de dernière minute et les détériorations, la mise en plus d’une caution a 2 avantages cachés :

Avantage 1 : Vous allez structurer votre process de réservation

Vous allez désormais mettre en place le process de gestion des réservations :

  • Réception de la demande
  • Vérification de la disponibilité
  • Demande au client du dépôt de la caution et de l’acceptation des CGV/CGR
  • Validation de la réservation

Ces étapes bien définies sont extrêmement :
• pratiques car vous savez où vous en êtes dans la gestion de la réservation
ET
• rassurantes pour le client qui sentira le sérieux avec lequel vous gérez sa demande et donc par extrapolation le sérieux de votre établissement/marque. Vous lui donnez envie de vous faire confiance et de confirmer sa réservation chez vous.

Avantage 2 : vous allez définir vos CGR/CGV

Avoir des Conditions Générales de Réservation ou de Vente c’est I N D I S P E N S A B L E ! ! !

Avez-vous envie de louer une voiture et de donner une caution sans savoir dans quels cas elle sera encaissée ? Non ? Vos clients non plus.

Avez-vous envie de vous rendre compte que le billet d’avion que vous avez acheté n’est en fait pas du tout remboursable – parce que vous n’aviez pas vu les conditions tout en bas, en tout petit, … ? Non ? Et devinez quoi, vos clients non plus !

Ils veulent savoir à quelle sauce ils seront mangés et c’est tout à fait normal… Alors on leur fait parvenir de façon bien lisible ces fameuses Conditions Générales de Réservation AVANT qu’ils ne valident leur réservation et on ajoute même :
“Nous considérons, à réception de votre caution, que vous avez accepté nos CGV sans réserve et que votre réservation est validée.”

Et puis croyez-moi, vous avez aussi envie que vos clients respectent les règles que vous estimez justes pour pouvoir continuer à faire prospérer votre établissement.

  • Si le client accepte vos conditions, il y a de grandes chances que la réservation se passe bien et sans accrochage.
  • Si le client trouve vos conditions inacceptables, alors il vaut peut-être mieux ne pas prendre sa réservation, éviter beaucoup beaucoup de problèmes et gagner du temps…

[Attention : Si TOUS les clients trouvent vos CGR inacceptables alors peut-être faut-il les revoir.]