J’espère que votre confinement se passe bien et que vous avez pu vous reposer, prendre du temps avec vos proches et vous faire des petits plaisirs (gâteau au chocolat, bain chaud, bon film, …).
Mais avant que n’arrive l’ennui - car je sais que beaucoup d’entre vous sont hyperactifs et que c’est d’ailleurs pour ça que vous faites ce métier palpitant - j’ai commencé à réfléchir à tous les sujets que vous mettez généralement de côté par manque de temps et auxquels vous pouvez vous consacrer dans les jours à venir.
Je vous propose aujourd’hui de revoir vos process en profondeur !
C’est idéal car si vous repensez vos process maintenant, vous avez le temps de tout mettre à jour avant la reprise de l’activité.
Ces améliorations vont en plus impacter considérablement et très positivement vos résultats après la reprise et nous savons qu’il sera absolument impératif que vos résultats soient hypers bons !
Un événement réussi doit donner à vos client l'impression que le processus de planification est sans effort. Même si vous savez que c'est tout l’inverse (bien que BookingShake fasse des merveilles pour rendre les choses plus centrales et rationalisées) ! Certaines étapes ne peuvent toujours pas être ignorées.
#1 : DIGITALISER VOS DEMANDES
Vous êtes encore (très très très) nombreux à avoir une boite email qui déborde de demandes (emails d’alerte de votre formulaire de contact de votre site web, emails clients en direct, emails des apporteurs d’affaire, emails des agences, …).
Mais avez-vous déjà imaginé qu’il était possible de supprimer une grande partie de ces emails ?
Pour cela il suffit simplement d’installer un formulaire de réservation sur votre site internet.
Vous pouvez utiliser Google form, Typeform, Airtable, … (il y a beaucoup d’outils de formulaire et il y a des versions gratuites) pour créer un formulaire de réservation qui sera directement relié à un tableau excel.
Pour une version plus professionnelle et sur mesure, il y a BookingShake. Avec notre formulaire de réservation, lors d’une nouvelle demande sur votre site web, celle-ci vient directement se créer dans le logiciel BookingShake. Fini de recopier les informations dans un excel, un google agenda, un CRM quelconque, etc. Imaginez-vous le gain de temps !
Et ce n’est pas tout, chez BookingShake nous savons aussi automatiquement créer une nouvelle demande de certains apporteurs dans notre logiciel. Je sais... ça laisse rêveur.
Prêt à voir comment BookingShake peut porter vos événements vers de nouveaux sommets ? Demandez une démo pour le voir par vous-même !
#2 : CRÉER UN “FLOW”
Maintenant que vous venez de gagner pour certains plusieurs heures par jour avec l’étape 1 il est temps de s’attaquer au coeur de la machine : par quelles étapes vont passer les demandes de réservations.
Il est difficile pour moi de couvrir tous les cas, car chaque typologie de lieu peut avoir des besoins particuliers mais voici un exemple assez simple et généraliste :
- Réception de la nouvelle demande
- Prise de contact et qualification de la demande avec le client organisateur
- Envoi 1ère proposition-devis et prise d’option
- H+48 : Relance pour s’assurer de la bonne réception (vous n’imaginez pas le nombre d’adresses email qui sont mal orthographiées ou le nombre d’emails qui arrivent dans les spams…)
- Suivis et relance (et mise à jour éventuelle de la proposition-devis)
- Accord de principe
- Envoi de la facture d’acompte et validation contrat-CGV
- Réception acompte et contrat-CGV = Validation événement
- Validation des derniers détails
- Jour-J
- Remerciement et satisfaction
Je vous invite maintenant à faire cette liste pour vos demandes. C’est votre flow. Il ne couvrira peut-être pas 100% des cas mais la majorité.
Une fois que vous avez votre flow, vous pouvez vous organiser.
Par exemple dans l’outil BookingShake, vous avez accès à des statuts de réservation, à une fiche pour enregistrer tous les détails de la réservation, à une date de relance, des to-do lists, ...
Dans tous les cas, peu importe votre outil de gestion, gardez en tête que tout cela vous permettra de :
- savoir en un coup d’oeil à quelle étape vous en êtes avec chaque réservation
- ne plus perdre de réservation
- mieux suivre le client et augmenter votre taux de confirmation
- avoir une meilleur communication entre collaborateurs
- gagner du temps de gestion de dossier
Si vous avez besoin d’aide pour structurer votre flow, demander un rendez-vous téléphonique gratuitement.
#3 : METTEZ EN PLACE LES MODÈLES DE DOCUMENTS
Grâce au flow, vous connaissez vos étapes sur le bout des doigts et allez pouvoir créer les modèles de documents et d’emails dont vous avez besoin pour que ce flow soit plus rapide que la lumière !
Je reprends mon exemple précédent 👆et je vais ajouter les documents correspondant à chaque étape :
Ca en fait des choses à prévoir ? Mais je peux vous garantir que là vous allez gagner plusieurs heures par jour si vous avez créé chaque modèle avec soin. Et au besoin, écrivez-nous car nous avons des modèles de documents et d’emails gratuits à vous envoyez : hello@bookingshake.com avec en objet : “demande de modèles”.
Sinon chez BookingShake nous sommes très fiers de pouvoir vous proposer tous ces modèles directement dans votre espace (emails, devis, facture, acompte, …). D’ailleurs nos clients nous affirme gagner minimum une journée par semaine avec l’utilisation de notre outil !
#4 : ANALYSEZ VOS RÉSULTATS
Vous êtes prêts ! Cela fait plusieurs jours que vous planchez à tout mettre au clair et vous êtes enfin prêts à exploser les scores dès le retour de l’activité !
Mais pour être sûr que vous soyez partis dans le bon sens, pour encore vous améliorer dans le futur, je vous conseille de regarder quelques chiffres qui vous diront si votre process est au top :
- Taux de demande en direct
[Calcul = (nombre de demande en directes / nombre de demandes au total) x 100]
- Temps de réponse
[Calcul = combien de temps s’est écoulé entre la réception de la demande et le 1er contact client]
- Hausse de la satisfaction client
[Pour cela vous pouvez soit étudier vos résultats sur les sites d’avis comme google ou alors mettre en place un questionnaire de satisfaction]
- Taux de confirmation
[Calcul = (nombre de demandes confirmées / nombre de demandes au total) x 100]
Pour conclure, en organisant vos process, vous économisez du temps, renvoyez une image plus professionnelle, vous vous assurez que rien ne glisse entre les mailles du filet et surtout vous vendez plus d’événements !
